Il ruolo della visual analytics nella valutazione della performance PA

La valutazione della performance nella pubblica amministrazione è un concetto introdotto dal decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150. Nella PA italiana il Ciclo delle Performance è costituito da tre fasi:

La pianificazione;
La misurazione e la valutazione;
L’uso dei risultati della valutazione (ad esempio per erogare premi di retribuzione).

La valutazione delle Performance nella PA riguarda sia le performance organizzative che individuali. Questo doppio sistema di valutazione pone alcuni problemi metodologici sui parametri per misurare e valutare in modo efficace e trasparente l’operato di enti, dirigenti e dipendenti pubblici.

Il ciclo delle Performance prevede sempre una fase finale di rendicontazione agli organi e ai vertici di indirizzo politico-amministrativo e per trasparenza a cittadini, utenti e stakeholders vari.

Obiettivi, indicatori e target nella valutazione della performance PA

La “filiera” da tenere in considerazione è quella che prevede: obiettivo / indicatori / target. L’obiettivo è un cambiamento che si vuole produrre in ambito di controllo strategico o di gestione. Gli indicatori sono le metriche scelte e condivise, attraverso le quali monitorare e misurare il raggiungimento dell’obiettivo. Il target è la copertura plausibile che si vuole raggiungere con l’obiettivo.

Ad esempio:

Obiettivo: incrementare la raccolta differenziata porta a porta nel Comune;
Indicatori: n. di abitanti coinvolti, quantità di rifiuti smaltiti annualmente ecc.
Target: 80% del territorio comunale.

In questi casi si parla di obiettivi SMART perché sono specifici, misurabili, raggiungibili (achievable), rilevanti e time-based.

L’uso di software per l’analisi dei dati e la visual analytics può essere dirimente in questo caso per fornire una unica fonte di verità, con informazioni affidabili, condivise ed accessibili.

La valutazione della perfomance individuale nelle pubbliche amministrazioni

Quello della performance individuale è uno degli aspetti più caldi per la PA italiana, dopo che dal 2024 la direttiva del Min. Zangrillo ha sottolineato l’importanza di una gestione efficiente delle risorse umane. La stessa direttiva ha sottolineato l’importanza di valutare la performance individuale di dirigenti e dipendenti, sia con un sistema di valutazione top to down che down to top.

Nella PA, peraltro, dagli esiti della valutazione delle performance individuali dipende l’elargizione del premio di retribuzione, sia per gli impiegati che per i funzionari. Questo a dimostrazione di quanto sia importante avere una metodologia per misurare il raggiungimento degli obiettivi in modo il più possibile oggettivo e condiviso.

La performance organizzativa

La PA è chiamata a valutare anche la performance organizzativa costruendo un Sistema di Valutazione e Misurazione delle Performance SVMP che tenga conto di obiettivi, indicatori e target.

A ciascun obiettivo vanno assegnati i propri indicatori. I principali sono:

Risorse umane, economiche e strumentali;
Efficienza ed efficacia delle azioni;
Impatto sulla cittadinanza / utenza.

Ogni indicatore deve essere tempestivo e misurabile e cioè deve poter essere utilizzato in qualsiasi momento per prendere decisioni strategiche e gestionali (quindi sia dagli organi di indirizzo politico che dai funzionari amministrativi).

Salta all’occhio, pertanto, l’importanza di adottare strumenti digitali capaci di comunicare in tempo reale informazioni affidabili, univoche e aggiornate.

Valutazione delle performance: usare Excel o un software di Visual Analytics?

Excel è uno strumento ancora molto funzionale per quanto concerne la costruzione di database e il data entry. Lo è meno, però, quando si tratta di Visual Analytics ossia di poter costruire report interattivi ed esplorabili, che rendono i dati subito comprensibili attraverso grafici e visualizzazioni realizzati ad hoc.

Molte PA utilizzano ancora i fogli di calcolo Excel, ma questi non hanno funzionalità avanzate di Visual Analytics, non garantiscono l’aggiornamento dei grafici in tempo reale. Anche integrare dati provenienti da più fonti risulta difficile. Peraltro, condividere i dati e i file richiede processi meno agili e in parte meno sicuri, rispetto ad un software progettato per l’analisi e la visualizzazione dei dati.

Ultimo, ma non ultimo vista la rilevanza di questo aspetto per la valutazione delle Performance nella PA, con Excel è più complicato mantenere uno storico dei dati e monitorare i progressi nel tempo (ad es per il raggiungimento di un obiettivo).

Tutto questo espone le Amministrazioni ad alcuni rischi come errori umani, mancanza di trasparenza, dati inaffidabili e incompleti, scarsa sicurezza. Sono elementi che possono inficiare in modo significativo la corretta gestione del ciclo delle Performance.

Viceversa, adottare uno strumento di Visual Analytics permette di avere dati sempre sicuri, affidabili ed aggiornati in tempo reale, con una visione dei dati storici e una maggiore facilità di condivisione tra gli utenti, inclusi funzionari, politici, cittadini e stakeholders.

Tra i vantaggi principali c’è un risparmio di tempo ed energia nella misurazione e nella valutazione delle Performance individuali ed organizzative, ma anche maggiore trasparenza e fiducia dei cittadini e la capacità di migliorare il decision making a livello strategico e gestionale.

Obiettivi e Performance di Strategic PA

Obiettivi e Performance è il modulo di Strategic PA^® di Ecoh Media per gestire e valutare le performance organizzative ed individuali nella PA. Consente di programmare e monitorare gli obiettivi strategici e operativi e di pianificare anche gli indicatori di Impatto per il valore pubblico.

Peraltro, consente anche la stampa automatica dei documenti istituzionali come il Piano delle Performance, il DUP, il PEG, e permette di schedulare e inviare automaticamente i report.

Inoltre, il modulo può essere adottato insieme agli altri moduli della suite Strategic PA^® dedicati alla gestione e alla stampa automatica del PIAO.

Ma uno dei vantaggi più significativi di Obiettivi e Performance è proprio la Visual Analytics di Tableau integrata, che permette a tutti gli utenti di analizzare e capire i dati in modo immediato e veloce.

Le dashboard sono alimentate direttamente dai dati di riferimento dell’Ente. Tableau crea una rappresentazione visuale dei dati su grafici esplorabili e comprensibili, che permettono a tutti gli utenti- decisori inclusi – di avere sempre chiaro lo stato di avanzamento per ciascun obiettivo.