Controllo strategico PA: come gestire i processi

Il controllo strategico nella pubblica amministrazione è un approccio di gestione che mira a valutare e monitorare le strategie e gli obiettivi organizzativi e individuali di agenzie governative e enti pubblici.

L’obiettivo principale è di assicurare che le risorse pubbliche siano utilizzate in modo efficace ed efficiente per raggiungere gli obiettivi strategici stabiliti.

Per questo il controllo strategico nella PA implica in primis l’identificazione chiara degli obiettivi e la definizione di KPI di performance per misurare il progresso verso tali goal. A seconda dei casi, questi KPI possono includere indicatori di prestazione finanziaria, di qualità dei servizi, di soddisfazione dei cittadini o qualsiasi altro parametro rilevante per l’ente pubblico specifico.

Inoltre, prevede un’analisi delle opportunità per migliorare l’efficienza dell’ente o dell’agenzia.

Risulta quindi necessario anche un sistema di monitoraggio continuativo, corredato da una valutazione periodica dei progressi compiuti verso gli obiettivi strategici. Per questo, una fase cruciale del controllo strategico nella PA è l’analisi dei dati, con la generazione di report e l’identificazione delle eventuali azioni correttive necessarie.

In base ai risultati emersi dai report e dal monitoraggio, è prevista infine la distribuzione di una premialità per la performance individuale e gli obiettivi di performance annuali.

Attività e fasi del Controllo Strategico nella PA

Tra le attività soggette al controllo strategico negli enti locali, centrali e governativi, oggi vi sono:

• tutti gli adempimenti confluiti nel PIAO (Performance, Anticorruzione, Valore Pubblico, Organizzazione del Capitale Umano)
• la gestione dei flussi di lavoro delle Società Partecipate;
• il benchmarking competitivo tra Enti, su obiettivi e indicatori comuni.

Ci sono delle fasi di gestione del controllo strategico che possono essere considerate come valide per ciascuna di queste attività:

1. Pianificazione strategica:

sviluppare dei piani strategici che delineano gli obiettivi a lungo termine, le priorità e le azioni necessarie per raggiungerli. Questi piani dovrebbero essere allineati con la missione e la visione dell’ente;

2. Definizione di indicatori di impatto: 

identificare indicatori di impatto che misurano il progresso verso gli obiettivi strategici. Questi KPI possono riguardare aspetti finanziari, qualità dei servizi, tempi di risposta, soddisfazione dei cittadini, efficienza operativa, valore pubblico ecc.

3. Monitoraggio e valutazione: 

istituire meccanismi di monitoraggio regolari per raccogliere dati e informazioni pertinenti ai fini del controllo strategico. Questo può includere la raccolta di dati finanziari, il monitoraggio delle attività, l’analisi dei dati di performance e la valutazione dell’efficacia delle strategie;

4. Reporting: 

generare report periodici che comunicano i risultati e i progressi verso gli obiettivi strategici. Questi report possono essere utilizzati per informare i dirigenti, il personale e gli stakeholders (inclusi i cittadini) sull’andamento delle attività e per identificare eventuali azioni correttive necessarie;

5. Revisione e miglioramento continuo: 

condurre regolarmente revisioni e rivalutazioni delle strategie e dei processi per identificare aree di miglioramento. In tale ambito sono strumenti utili l’analisi delle performance, l’identificazione di best practice, l’adeguamento delle strategie in base ai cambiamenti delle normative e delle esigenze dei cittadini ecc.

Benché il controllo strategico per la PA sia un processo necessario, rappresenta uno sforzo significativo per gli enti. Infatti, per ciascuna attività soggetta al controllo strategico è necessario presentare una specifica documentazione (PIAO, piani triennali di prevenzione della corruzione ecc) e tutta la reportistica del caso. Sono adempimenti che richiedono tempo e attenzione e che possono mettere sotto pressione i dipendenti e i dirigenti degli Enti.

Come gestire in maniera automatizzata tutti i processi del Controllo Strategico

Per gestire il controllo strategico gli enti locali, gli enti centrali e le agenzie governative pubbliche possono utilizzare dei software, a patto che rispettino le caratteristiche richieste dalle legge. La PA infatti può adottare solo software certificati ACN.

Sotto il profilo della gestione del tempo e dell’accuratezza delle informazioni, l’uso di software specifici per il controllo strategico degli enti pubblici è una scelta virtuosa. Infatti, in questo modo, è possibile automatizzare molti task e reperire le informazioni aggiornate in tempo reale.

La suite di Strategic PA^® nasce proprio per aiutare gli Enti Pubblici italiani a gestire in maniera semplificata ed automatizzata tutti gli aspetti del controllo strategico. Il software è certificato ACN ed è in tecnologia 100% web, quindi sempre accessibile, in ogni orario, anche da remoto.

Che cosa consente di fare il nostro prodotto?

Perché scegliere Strategic PA^® per il Controllo Strategico nella pubblica amministrazione?

Oltre ad essere in linea con le normative (con un aggiornamento costante da questo punto di vista), Strategic PA^® è anche uno strumento efficiente, che permette agli enti di risparmiare tempo in tutti i task relativi al controllo di gestione e di avere dati sempre accurati.

Ecco tre aspetti particolarmente apprezzati dagli enti che utilizzano la suite:

1. Modularità

La suite Strategic PA^® è composta di una serie di 6 moduli specifici:

1. Performance Budgeting
2. Obiettivi e Performance
3. Obiettivi e indicatori comuni in blockchain
4. Società partecipate
5. Anticorruzione
6. Organizzazione e Capitale Umano.

Non è necessario acquistare ciascun modulo, ma solo quelli che interessano all’ente. 

Inoltre, il nuovissimo bundle PIAO, che include Obiettivi e Performance, Anticorruzione, Organizzazione e Capitale umano, permette di gestire in maniera automatizzata il Piano Integrato di Attività e Organizzazione, in vigore dal 2023.

2. Stampa automatica della documentazione

Per ciascuna attività soggetta al controllo strategico, il modulo rispettivo permette di inserire dati aggiornati e di effettuare una stampa automatica della documentazione, pronta per essere inoltrata (es. PIAO, Piano Triennale Anticorruzione ecc). Ne deriva un risparmio di tempo molto significativo per gli Enti. Ma c’è un ulteriore vantaggio che vale la pena menzionare.

3. Analisi dei dati e report visuali interattivi integrati

Strategic PA^® integra la Visual Analytics di Tableau, una delle piattaforme più utilizzate al mondo per l’analisi dei dati. Tableau consente di esplorare i dati aggiornati, sicuri e accurati attraverso dashboard interattive caratterizzate dall’intuitività. Infatti, le dashboard permettono la visualizzazione dei dati, in modo molto semplice e comprensibile anche per chi non è esperto di statistiche, analisi e numeri.

In questo modo gli Enti che adottano Strategic PA^® per il controllo strategico hanno anche immediatamente report aggiornati e dashboard visuali per monitorare il progresso sugli obiettivi strategici.

Negli anni, sempre più PA italiane hanno scelto i moduli della suite Strategic PA^® per gestire in meno tempo e con più efficacia tutti i task, la documentazione, la pianificazione e la reportistica degli adempimenti soggetti al Controllo Strategico.