Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO) e Valore Pubblico: il punto della situazione

Cosa hanno detto gli esperti nella Tavola Rotonda dedicata al Forum PA 2023

Il PIAO o Piano Integrato di Attività e Organizzazione, è il documento di programmazione strategica per gli Enti Pubblici, che oggi unifica e supera tanti diversi adempimenti precedenti. 

Se inizialmente è stato in un certo senso “subito” come un nuovo adempimento da rispettare, peraltro in tempi relativamente brevi, oggi le esperienze delle Amministrazioni che hanno già lavorato al PIAO sono positive. 

Anche in termini di Valore Pubblico, il nuovo Piano consente di operare delle scelte finalizzate a ottimizzare risorse e tempistiche per raggiungere obiettivi via via più ambiziosi.

Mentre la PA italiana inizia a riflettere concretamente e in maniera propositiva sul nuovo tema del Valore Pubblico, al Forum PA 2023 abbiamo fatto il punto della situazione insieme agli esperti che hanno già individuato una possibile chiave di volta nel PIAO.

Alla Tavola Rotonda presieduta da Bruno Susio hanno partecipato:

• Paola Penasa, Responsabile Ufficio programmazione, controlli e progetti europei – Direzione generale del Comune di Trento;
• Maria Giovanna Ghelfi, Responsabile Staff tecnico e amministrativo e Controllo di Gestione – Processo di programmazione e gestione sistemi di controllo direzionale – Area Programmazione e Statistica – Comune di Bologna;
• Giampiero Bomba, Responsabile Linea di prodotto Strategic PA^®– Controllo Strategico, Senior Analyst Public Sector – Ecoh Media.

Usare il Piano Integrato di Attività e Organizzazione per aumentare il valore pubblico

Se, come detto, all’inizio il PIAO è stato vissuto da molte PA come un ulteriore adempimento, oggi si può fare un bilancio diverso. 

Infatti, ha rappresentato anche un’occasione per integrare il livello di programmazione strategica degli Enti con quello più operativo e gestionale. 

Infatti il Piano Integrato di Attività e Organizzazione ha di fatto costretto gli Enti a individuare gli indicatori e i dati per misurare il raggiungimento degli obiettivi strategici. 

Rappresenta oggi uno strumento importante anche per monitorare il raggiungimento di obiettivi politici, stabiliti attraverso le linee programmatiche delle Amministrazioni Statali, Regionali e locali.

Da questo punto di vista però uno dei punti su cui bisogna ancora lavorare sembrerebbe essere l’individuazione dei target da raggiungere. Se i target individuati sono troppo elementari, gli obiettivi risultano già raggiunti. Invece la ratio deve essere quella di soddisfare obiettivi via via più ambiziosi per aumentare il valore pubblico.

Il nuovo Piano allora diventa anche uno strumento utile per integrare la programmazione strategica e quella politica sulla base di dati certi e condivisi. 

In questo contesto, anche la visualizzazione grafica dei dati è dirimente e permette di avere una fonte di informazioni accessibile a tutti.

Di qui la necessità di strumenti operativi per automatizzare e gestire la compilazione del PIAO, come ad esempio il bundle dedicato di Strategic PA^®.

Il bundle PIAO di Strategic PA^® per la compilazione del Piano Integrato di Attività e Organizzazione

Nel 2022, mentre la PA italiana era alle prese con l’introduzione del PIAO, anche il team di Strategic PA^® si è trovato a far fronte alle nuove esigenze dei clienti. 

Da un lato la compilazione del PIAO, dall’altro la gestione del Valore Pubblico, hanno spinto il team a trovare una soluzione efficace e usabile per semplificare il lavoro delle PA italiane.

L’elemento di svolta è stata la condivisione delle esperienze con i clienti e i partner di Strategic PA^®, per individuare le criticità e il modo in cui esse andavano gestite. 

Le principali criticità individuate possono essere riassunte in 4 punti: 

1. L’eterogeneità dei dati provenienti dai diversi piani di programmazione oggi accorpati nel PIAO rappresentava un ostacolo, per gli Enti, ad avere dati congrui. Il software Strategic PA^® invece dà la possibilità di avere un unico punto di accesso e dati integrati tra di loro su Performance, Obiettivi, Anticorruzione ecc;
2. La questione del Valore Pubblico è stata una novità per le Amministrazioni, che si sono trovate spiazzate nel dover gestire le informazioni. Grazie al confronto con partner e clienti, gli analisti funzionali di Strategic PA^® hanno individuato una sorta di metodologia valida per tutti, attraverso l’individuazione di obiettivi strategici condivisi;
3. La scelta degli indicatori da utilizzare è stata critica. Il team ha però disposto un set di indicatori sulla base di esperienze pregresse (per esempio, quelli riferiti all’Agenda 2030). Questo set di indicatori viene fornito a tutti i clienti, già pronto per essere utilizzato per la valutazione del Valore Pubblico;
4. Anche la stampa del documento unico aveva le sue insidie. Infatti gli Enti avevano difficoltà nell’assemblare il documento finale con informazioni provenienti da diversi uffici. Con il bundle PIAO di Strategic PA^®, è la funzionalità di stampa automatica del documento a risolvere il problema. Infatti si può stampare il documento aggiornato, con dati aggiornati e tempestivi, in qualsiasi momento.

Come è stato fatto tutto questo nel dettaglio?

Coordinandosi con i partner dell’azienda e con alcuni clienti, gli analisti funzionali hanno individuato il modo di gestire il Valore Pubblico all’interno degli obiettivi strategici del software. L’obiettivo era di avere dei dati certi, congrui, quantificabili e visibili per tutto l’ente, che mettessero in luce il vero impatto delle politiche adottate. 

La scelta dei moduli confluiti nel bundle

La prima scelta operata è stata di usare i moduli già esistenti nella suite applicativa: Obiettivi e performance e Anticorruzione sono stati i primi due moduli a confluire nel bundle PIAO. Il terzo modulo Organizzazione e Capitale Umano, invece, completa le funzionalità necessarie.

La Visual Analytics integrata nel software

Da questo punto di vista, uno degli elementi di forza del bundle è l’integrazione di Strategic PA^® con la Visual Analytics di Tableau di Salesforce. Gli Enti dispongono di cruscotti di analisi visuale, che mostrano nel dettaglio gli indicatori gestiti, la loro misurazione, il loro impatto in termini di Valore Pubblico e di raggiungimento del target ecc.

Questo approccio ai dati mette tutti gli stakeholders nella condizione di comprendere e interpretare facilmente gli insights a partire da un’unica fonte di informazioni.

L’integrazione di moduli e informazioni diversi tra loro

Con il Piano Integrato di Attività e Organizzazione, Strategic PA^® ha dovuto individuare il modo di gestire in maniera integrata anche le attività legate all’anticorruzione, alle performance, alla possibilità di mappare i processi, di valutare i rischi secondo le richieste del PNA di Anac ecc.

La soluzione scelta è stata quella di recuperare automaticamente le informazioni tra i vari moduli che compongono il bundle PIAO e integrarne le funzionalità.

La gestione del lavoro agile e del fabbisogno di personale

Il software Strategic PA^® permette anche di valutare la standardizzazione e la digitalizzazione dell’ente per lo smart working e il lavoro agile, e di calcolare il fabbisogno di personale. Questo approccio di Strategic PA consente perciò agli Enti di avere il controllo (in un unico strumento molto usabile) di tanti aspetti programmatici prima separati tra loro.

La stampa automatica del Piano Integrato di Attività e Organizzazione

A livello di output, infine, si è deciso di dare agli enti la possibilità di stampare in modo automatico il documento finale del PIAO. Il software recupera tutte le informazioni presenti nei moduli interessati e crea un documento pronto all’uso, aggiornato al momento in cui si elabora il documento.