Ciclo della Performance PA: rendilo efficace con dati sicuri e affidabili

Il ciclo della performance è un adempimento obbligatorio ora confluito nel PIAO, ma è anche un processo strategico per gli enti pubblici.

Infatti, consente di pianificare, monitorare e valutare l’operato dell’amministrazione in funzione del raggiungimento degli obiettivi prefissati, sia in termini di performance individuali che organizzative.

Se ha guadagnato questa importanza nel controllo strategico e gestionale delle Pubbliche Amministrazioni, è perché punta a garantire trasparenza, accountability e un miglior utilizzo delle risorse pubbliche.

Di conseguenza, possiamo considerare questo processo come un’occasione di miglioramento continuo, in grado di favorire anche le relazioni con i cittadini. Attraverso un efficace ciclo delle performance, le amministrazioni allineano le attività gestionali agli obiettivi strategici, camminano verso un assetto più meritocratico e intervengono tempestivamente per correggere le inefficienze.

Ma per ottenere tutto questo è necessario gestire il Ciclo della Performance nella Pubblica Amministrazione in modo efficace, riducendo gli errori umani e le tempistiche necessarie, e basando le valutazioni su dati sicuri e affidabili.

Le fasi principali del Ciclo della Performance

Il Ciclo delle Performance si articola in diverse fasi fondamentali, tutte strettamente correlate.

Pianificazione:

In questa fase gli Enti definiscono gli obiettivi strategici e operativi, in coerenza con le direttive politiche e i bisogni dei cittadini.

La pianificazione rappresenta il primo passo per impostare un sistema di performance efficace nella PA. Un’adeguata pianificazione deve essere realistica, misurabile e orientata ai risultati, mirata a obiettivi raggiungibili e coerenti con le risorse disponibili.

Misurazione e monitoraggio

La misurazione e il monitoraggio sono essenziali per tenere sotto controllo l’andamento delle performance nella Pubblica Amministrazione. La misurazione si basa su indicatori chiave di performance (KPI), che devono essere individuati con attenzione da ciascun ente, per rappresentare in modo chiaro e oggettivo i progressi fatti verso il raggiungimento degli obiettivi strategici.

Il monitoraggio continuo mette in luce problemi e criticità, e dà ai manager la capacità di intervenire tempestivamente per apportare correzioni, evitando sprechi di risorse.

Inoltre, adottando strumenti ad hoc e tecnologie sicure come la blockchain, è anche possibile istituire attività di benchmarking tra Enti basate su indicatori e obiettivi comuni, per una competizione proattiva (come, ad esempio, abbiamo sperimentato con alcuni Comuni italiani sugli obiettivi dell’Agenda 2030).

Valutazione delle Performance

La valutazione delle performance si configura come un’analisi accurata, per comprendere se le attività svolte hanno prodotto i risultati attesi. Attraverso il confronto tra obiettivi prefissati e risultati ottenuti, emergono eventuali scostamenti e l’Ente può determinare cause delle inefficienze, ma anche il contributo delle performance individuali e organizzative.

Miglioramento continuo

Basare il Ciclo della Performance PA su dati sicuri e affidabili e attivare azioni di monitoraggio e miglioramento consente di revisionare le strategie e le azioni sulla base delle valutazioni effettuate.

Il ciclo delle performance, infatti, non termina con la rendicontazione, ma si rinnova continuamente grazie all’impegno dell’ente verso un miglioramento progressivo.

Grazie alle valutazioni basate sui dati, le amministrazioni possono rivedere le strategie, gli strumenti e i processi adottati per rendere più efficace il lavoro dell’Ente.

Gli errori frequenti nel monitoraggio delle Performance PA

Nonostante la sua importanza strategica, il Ciclo delle Performance può essere vanificato da alcuni errori comuni, molto spesso derivanti da fattori umani. Per questo è sempre più auspicabile adottare software ad hoc per la gestione delle Performance e strumenti sicuri per l’analisi dei dati, come Tableau Software (già integrato nel modulo Obiettivi Performance e Valore Pubblico di Strategic PA^®).

Quali sono questi errori comuni nella gestione delle Performance nella PA? Ecco alcuni esempi:

• Scelta di indicatori (KPI) inadeguati;
• Dati imprecisi o incompleti, viziati da errori nel data management o nell’analisi, spesso legati a inserimenti manuali;
• Mancanza di aggiornamenti periodici e di monitoraggio continuo;
• Mancanza di collaborazione;
• Difficoltà nella rendicontazione, a causa di dati frammentari, incompleti o poco affidabili.

Come ottimizzare e automatizzare il Ciclo delle Performance

Gli Enti Pubblici ricorrono quindi a software che automatizzano la gestione del ciclo delle performance per abbattere i tempi e ridurre gli errori umani.

Il modulo Obiettivi Performance e Valore Pubblico di Strategic PA^® contente di centralizzare la gestione dei dati, migliorare lo scambio di informazioni tra gli uffici e ottimizzare le risorse. Inoltre, la funzionalità di stampa automatica del documento facilita la rendicontazione e l’invio degli adempimenti agli organi di controllo. Insieme ai moduli Anticorruzione e Organizzazione e Capitale Umano consente anche una gestione completa degli adempimenti legati al PIAO.

Ma vista la centralità dei dati in questo processo strategico per l’Ente, vale la pena sottolineare l’importanza di adottare anche strumenti di analisi visuale come Tableau, integrato nativamente in Strategic PA^®.

Ciclo della Performance più efficace con la Visual Analytics

Tableau è uno strumento potente per la creazione di dashboard interattive, dove gli utenti possono compiere anche azioni avanzate di Visual Analytics in modo intuitivo.

Nel contesto della PA, dove spesso i dati derivano da diverse fonti e devono essere analizzati per monitorare e migliorare le performance, Tableau rende più facile la gestione delle informazioni, la preparazione dei dati e l’interpretazione visiva delle informazioni.

Con Tableau, gli Enti possono monitorare in tempo reale i KPI e le performance complessive su grafici interattivi ed esplorabili, che consentono ai manager di avere una visione affidabile e intuitiva dello stato dell’arte. Un’opportunità che migliora sensibilmente i processi decisionali sia sul piano strategico che operativo.

Inoltre, è possibile creare report periodici riducendo il carico di lavoro manuale e alzando gli standard nel monitoraggio continuo. I report Tableau sono aggiornati in tempo reale, sulla base dei nuovi dati immessi dall’Ente.

Un altro punto nevralgico per le PA è l’affidabilità dei dati. L’integrazione di Tableau in Obiettivi Performance e Valore Pubblico offre molti vantaggi in termini di affidabilità, condivisione e sicurezza dei dati, permettendo di ottimizzare l’intera gestione del Ciclo della Performance. Gli standard di sicurezza e il cloud adottato sono conformi alle normative per la PA.

Su questi dati sicuri, gli Enti possono basare le decisioni strategiche e automatizzare la compilazione dei documenti per il PIAO. Inoltre, i dati possono essere collegati anche con il modulo Premialità che calcola le ripartizioni dei bonus per dipendenti e dirigenti.

A fronte di questi vantaggi significativi in termini di efficacia, Tableau è uno strumento usabile e adatto anche ad utenti che non hanno competenze di coding o analisi dati. Si può collegare a qualsiasi database, inclusi fogli Excel, semplificando notevolmente il data entry per le risorse dell’Ente, in cambio di vantaggi davvero strategici, sia per chi lavora nell’Ente che per i cittadini che usufruiscono dei servizi e vivono le conseguenze delle scelte amministrative.